ثبّت هوية المنتج أولاً
اجمع اسم المنتج واستخدامه والمواد والأجزاء والكمية وطريقة تقديمه منفرداً أو ضمن مجموعة. أضف الصور وأرقام المنتجات ونسخة العبوة. تساعد هذه البيانات المستورد ومختص التخليص على مراجعة التصنيف والمتطلبات؛ ولا ينبغي اختيار رمز جمركي من عنوان تسويقي وحده. إذا تغيّرت المادة أو محتويات المجموعة أو الاستخدام المعلن، أعد مراجعة أثر التغيير على الملف.
- حدّد جهة التعاقد وجهة التصنيع والمستورد كلّاً على حدة.
اجعل المستندات التجارية متّسقة
راجع توافق الفاتورة التجارية وقائمة التعبئة ومرجع الطلب في وصف المنتج والكمية والأطراف والعبوة. حدّد البيانات التي يحتاجها طرف النقل أو التخليص، ومن يجهّز كل مستند ومن يراجعه. لا تنسخ وصفاً من طلب قديم إلى تشكيلة جديدة. راجع النسخ قبل إصدارها، واحتفظ بنسخة نهائية واحدة يمكن الرجوع إليها عند ظهور سؤال.
- اربط الأوزان وأعداد الكراتين ببيانات التعبئة المعتمدة.
تحقّق من نطاق أي دليل إضافي
إذا طُلب تقرير اختبار أو مستند مطابقة، راجع المنتج والمواد والجهة المذكورة فيه والمعيار والتاريخ ونطاق النتائج. لا يكفي ظهور اسم شهادة في عرض عام، ولا يثبت مستند لمنتج آخر مطابقة هذا الطلب. اطلب من المستورد تأكيد ما يلزم للمنتج والسوق والاستخدام الفعلي، واتفق على موعد توفير الأدلة قبل الحجز أو الطباعة النهائية.