اكتب ما ستراجعه وكيف
قسّم القائمة إلى عدد الفرش والتشكيلة، والمظهر، والأبعاد، والتجميع، والشعار، والعبوة. ميّز فحصاً بصرياً عن اختبار استخدام أو اختبار مخبري؛ لكل منها غرض وحدود. إذا طلبت أخذ عينات من الدفعة، اتفق على طريقة الاختيار وحجم الفحص وتصنيف الملاحظات ومعيار القبول كتابةً. لا تفترض أن كلمة «فحص» تعني مراجعة كل قطعة.
- اربط كل معيار بالعينة المرجعية أو المواصفة المعتمدة.
اطلب أدلة تخص الدفعة نفسها
يجب أن يحدّد السجل رقم الطلب والمنتج والنسخة والتاريخ والكميات التي شملتها المراجعة. اجمع صوراً عامة وتفصيلية مع وصف موضع الملاحظة. صورة صندوق مغلق لا تثبت التشكيلة داخله، كما أن صورة جيدة لفرشاة واحدة لا تثبت حالة الدفعة. عند الحاجة إلى قياس أو فحص وظيفي، أضف طريقة التنفيذ والنتيجة إلى السجل.
- احتفظ بالصور الأصلية واربطها برقم التقرير.
اتفق على معالجة الملاحظات
حدّد من يقرّر الإصلاح أو إعادة الفرز أو إعادة الفحص أو قبول اختلاف موثّق. إذا تغيّرت العبوة أو الكمية بعد الفحص، راجع أثر ذلك على التقرير وبيانات الشحن. اجعل قرار السماح بالشحن واضحاً ومرتبطاً بالنسخة النهائية. الفحص التجاري لا يحل محل التحقق من المتطلبات القانونية أو المستندات اللازمة للمنتج في السوق المقصود.